Administração do tempo e Organização

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Publicado em 20/11/2019

1° Etapa – Organização Básica

1.1- Divida seu tempo em blocos: Manhã e tarde, ou blocos de 3 horas, etc.

Ø Considere os períodos mais produtivos e os mais tumultuados.

Ø Pode levar em consideração o local de estudo: Escola, Casa, etc

2.2- Divida suas atividades em tempos: Pessoais, Projetos tal, etc...

Ø Faça a divisão tendo em vista seus objetivos

2.3- Faça uma lista com todas as atividades pendentes e priorize-as (se quiser um modelo, use a planilha de priorização (em anexo)

2.4- Use algum tipo de agenda com alerta de tempo, se for manual, deixei-a aberta em cima da mesa. Se for eletrônica, coloque um alarme insuportável

ATENÇÃO 1 : Não use dois tipos de controle, como duas agendas, dois blocos, dois lugares para arquivar a mesma coisa, este é o jeito mais fácil para você se confundir e perder o FOCO.

ATENÇÃO 2: Mesmo que você seja totalmente adepto a informática, inicialmente use registros manuais, depois que internalizar o conceito, você migrará com mais facilidade para o mundo digital

2° Etapa – Planejamento

2.1- Relacione os blocos de atividades que você definiu com os blocos de tempo, por exemplo:

Ø Atividades de estudo em casa – a noite

Ø Rotinas com a Escola – primeiro bloco da tarde

Ø Ligações – início da noite e fim da tarde

Obs: Leve em consideração tempo e facilidade das atividades

com o período que você tem mais e menos concentração

2.2- Comece classificando a sua lista de pendências, primeiro os prazos e depois o grau de importância: ROTINA, IMPORTANTE, URGENTE

ROTINA: Atividades corriqueiras como ler e-mail, ver msg do whatsapp, ler noticias, etc

IMPORTANTE: Atividades relacionadas ao seu objetivo, com prazo determinado, que se não cumpridas afetarão seu estudo, trabalho, etc.

URGENTE: Fatos extras, ou atividades importantes que não foram realizadas no tempo previsto.

2.3- Com base na coluna de prazos, passe para sua agenda as atividades, distribuindo nos blocos de tempo que você dividiu. Use a agenda integralmente, respeitando a divisão de horas que normalmente já vem na folha.

2.4- Encontre uma forma de destacar os prazos importantes e os prazos finais, é o que se chama de marcadores de tempo.

ATENÇÃO 1 :Seja realista com o tempo gasto para cada atividade. (Exemplo: se você leva 1 hora para fazer atividade física e mais 20 minutos de locomoção, separe no mínimo 1 hora e meia para esta atividade.)

ATENÇÃO 2: Deixe intervalos entre uma atividade e outra, 10 a 20 minutos. Estes intervalos servirão para atividades extras, relaxamentos, compensar possíveis atrasos, etc.

3°Etapa – Prática diária

3.1- Todo dia de manhã reveja sua programação, faça os acertos necessários e tente segui-la!

3.2- Ao iniciar uma tarefa tenha preparado tudo que precisará.

3.3- Elimine os dispersores, PELO MENOS DURANTE O PERÍODO DA TAREFA, como:

Ø Caixa de e-mail aberta

Ø Telefone

Ø Celular

Ø Internet

Ø Acesso das outras pessoas a você, sinalize que está off line durante o período!

3.4- Ao final do dia, reveja a programação, ou no máximo na manhã seguinte. O que não foi feito deverá ser realocado nos dias seguintes.

Publicado por Guilherme Costa

Estagiário de Jornalismo - Inova FM